Trong thời gian qua, với việc thực hiện đồng bộ các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, đến nay, tại thành phố Hồ Chí Minh, cải cách trong giải quyết thủ tục hành chính đã được đẩy mạnh, gắn với các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, tạo sự đột phá trong hoàn thiện cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa quy trình thủ tục, minh bạch, công khai thông tin thủ tục hành chính. Thành phố đã rút ngắn thời gian giải quyết, giảm thành phần hồ sơ, tiết kiệm chi phí tuân thủ đối với một số thủ tục hành chính; tăng tỷ lệ thủ tục hành chính được thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, một cửa điện tử, dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4; đa dạng cách thức thực hiện thủ tục để người dân, doanh nghiệp lựa chọn. Bên cạnh đó, cơ chế giám sát việc giải quyết hồ sơ hành chính được thực hiện ngày càng hiệu quả với sự tham gia của nhiều tổ chức, cá nhân, như: Mặt trận Tổ quốc, Hội đồng nhân dân, người dân, tổ chức, doanh nghiệp… đặc biệt là nhận thức và trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị đối với việc giải quyết thủ tục hành chính đã được nâng lên đáng kể với vai trò trực tiếp chỉ đạo và kiểm soát quy trình giải quyết thủ tục hành chính của đơn vị, ký thư xin lỗi trong trường hợp giải quyết hồ sơ hành chính trễ hạn. Tính bình quân, tổng số hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được tiếp nhận tại các cơ quan, đơn vị các cấp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh là 14 triệu hồ sơ/năm. Kết quả cải cách đã kéo giảm tỷ lệ hồ sơ trễ hạn xuống còn dưới 2% trên tổng số hồ sơ tiếp nhận (bình quân tỷ lệ đúng hạn từ 98% đến 99%).
Để đạt được những kết quả như trên, Thành phố Hồ Chí Minh đã thực hiện nhiều giải pháp đồng bộ, hiệu quả, trong đó có 02 giải pháp cải cách trong giải quyết thủ tục hành chính tại sở ngành, quận, huyện, bao gồm:
Một là, triển khai thực hiện thí điểm cơ chế một cửa liên thông điện tử trong công tác cấp Giấy phép xây dựng thuộc thẩm quyền của Sở Xây dựng thành phố:
Nhằm mục tiêu giải quyết, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, doanh nghiệp khi có nhu cầu xây dựng công trình và nhà ở,
Trong năm 2017-2018, thực hiện Nghị quyết số 19-2016/NQ-CP ngày 28/4/2016 và Nghị quyết số 19-2017/NQ-CP ngày 06/02/2017 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa liên thông, kết nối điện tử, đơn giản thủ tục và rút ngắn thời gian cấp phép xây dựng và các thủ tục liên quan, Thành phố đã tập trung đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính mà trọng tâm là công tác cấp Giấy phép xây dựng.
Ngày 05 tháng 10 năm 2017, Ủy ban nhân dân thành phố đã ký ban hành Quyết định số 52/2017/QĐ-UBND về Quy trình thực hiện thí điểm cơ chế một cửa liên thông điện tử trong công tác cấp Giấy phép xây dựng thuộc thẩm quyền của Sở Xây dựng thành phố.
Quy trình này cho phép Sở Xây dựng thực hiện đồng thời cả 03 thủ tục, gồm: thẩm định thiết kế cơ sở, thẩm định thiết kế kỹ thuật (hoặc thiết kế bản vẽ thi công) và cấp Giấy phép xây dựng; đồng thời thực hiện liên thông điện tử với các cơ quan quản lý nhà nước có chức năng liên quan để trao đổi thông tin cần thiết nhằm đảm bảo sự phù hợp của công trình xây dựng với lĩnh vực chuyên ngành có liên quan. Quy trình này rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ của các thủ tục trên xuống còn 42 ngày làm việc (so với 122 ngày theo quy định), đáp ứng các yêu cầu về thời gian theo Nghị quyết số 19-2016/NQ-CP, Nghị quyết số 19-2017/NQ-CP của Chính phủ, đồng thời tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện điện tử hóa nghiệp vụ quản lý nhà nước.
Quy trình được áp dụng đối với những công trình đầu tư xây dựng (sử dụng nguồn vốn khác) thuộc thẩm quyền thẩm định thiết kế cơ sở, thẩm định thiết kế kỹ thuật và cấp Giấy phép xây dựng của Sở Xây dựng. Ngoài ra, trong quy trình giải quyết, Sở Xây dựng đã mở rộng áp dụng cho các công trình chỉ yêu cầu lập Báo cáo kinh tế kỹ thuật (gồm công trình tôn giáo và công trình có tổng mức đầu tư xây dựng dưới 15 tỷ đồng), tạo điều kiện thuận lợi cho Chủ đầu tư khi có nhu cầu thực hiện các thủ tục về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. Chủ đầu tư có thể lựa chọn áp dụng quy trình này hoặc quy trình thông thường khi thực hiện thủ tục cấp Giấy phép xây dựng.
Để chuẩn bị triển khai Quy trình, ngày từ đầu, Thành phố đã thực hiện niêm yết công khai quy trình thủ tục trên Trang Thông tin điện tử; thống nhất thành phần số lượng hồ sơ tiếp nhận, đảm bảo đúng quy định. Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hướng dẫn cụ thể cho công dân, doanh nghiệp về Quy trình liên thông; chủ động theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện; từ đó, kịp thời điều chỉnh, phân công lại một số chức năng, nhiệm vụ của các phòng, bộ phận có liên quan nhằm đảm bảo việc thực hiện phối hợp hài hòa, thông suốt, có kiểm soát giữa các phòng và bộ phận chức năng, đạt mục tiêu chất lượng giải quyết hồ sơ tốt và đúng hạn.
Đến nay, tỷ lệ hồ sơ cấp phép xây dựng theo quy trình liên thông chiếm 31,1% (97/312 hồ sơ), 1/3 tổng số hồ sơ cấp Giấy phép xây dựng mà Sở Xây dựng tiếp nhận và giải quyết. Qua khảo sát sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp đối với Quy trình cho thấy người dân, doanh nghiệp đánh giá cao về kết quả tích cực về cải tiến quy trình, rút ngắn thời gian cấp Giấy phép xây dựng.
Ngày 20 tháng 7 năm 2018, qua Hội nghị tổng kết thực hiện thí điểm Quy trình liên thông, tổng kết thực tiễn, đánh giá cụ thể quá trình tổ chức thực hiện, tiếp thu ý kiến góp ý của các đơn vị, Thành phố nhận thấy việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông điện tử trong công tác cấp Giấy phép xây dựng thuộc thẩm quyền của Sở Xây dựng là khả thi, đem lại tính tiện ích và hiệu quả cao cho doanh nghiệp.
Hai là, Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực Quản lý đô thị trên địa bàn quận Bình Thạnh.
Trước khi áp dụng giải quyết thủ tục hành chính gắn với các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Quận vẫn chưa đạt được như mong muốn, đặc biệt liên quan đến lĩnh vực đô thị. Cụ thể:
- Vẫn còn hồ sơ hành chính trễ hạn (tỷ lệ đúng hạn chỉ đạt 95%), tỷ lệ hồ sơ trả để bổ túc khá cao (đối với hồ sơ cấp phép xây dựng năm 2015, tỷ lệ này là 47%), người dân phải đi lại nhiều lần;
- Vẫn còn ý kiến phản ánh của người dân về thái độ của cán bộ công chức khi thực thi công vụ, có một vài công chức có biểu hiện nhũng nhiễu, gây phiền hà cho người dân;
- Công tác kiểm tra, giám sát đối với công chức trong quá trình thi hành công vụ chưa chặt chẽ, chưa xác định cụ thể trách nhiệm của từng bộ phận, công chức khi xảy ra hồ sơ trễ hạn.
Nguyên nhân là do:
- Số lượng hồ sơ tiếp nhận nhiều trong khi điều kiện nhân sự, bộ máy còn ít về số lượng và chất lượng, các quy trình giải quyết chưa được khoa học, hợp lý, việc tra cứu hồ sơ lưu trữ mất nhiều thời gian khi thụ lý hồ sơ;
- Việc công khai minh bạch các thủ tục hành chính chỉ ở hình thức niêm yết công khai tại khu vực tiếp nhận và hoàn trả kết quả của Ủy ban nhân dân Quận, nên việc tiếp cận của người dân gặp nhiều khó khăn, chưa hiểu đầy đủ và đúng các nội dung, thành phần hồ sơ;
- Đa số các bản vẽ xin phép xây dựng thường không đảm bảo quy định, phải yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần (do nhiều đơn vị tư vấn thiết kế không nắm vững quy chuẩn xây dựng, tiêu chuẩn xây dựng, thể hiện bản vẽ).
- Việc theo dõi, giám sát quy trình giải quyết hồ sơ còn đơn giản, thủ công nên không kiểm soát chặt chẽ được thời gian thực hiện của từng công chức liên quan.
- Người dân không thể tra cứu theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ của cán bộ thụ lý, cũng như tra cứu các thông tin về quy hoạch một cách đơn giản và thuận lợi.
Để khắc phục các hạn chế nêu trên và góp phần nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính phục vụ nhân dân, ngay từ đầu năm 2016, Quận đã tập trung đẩy mạnh thực hiện các giải pháp cụ thể trong cải cách hành chính. Đó là:
- Hoàn thiện bộ máy nhân sự về cấp giấy phép xây dựng, ổn định về cả số lượng và chất lượng, giảm áp lực công việc cho công chức làm công tác cấp giấy phép xây dựng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của nhân dân và các chủ đầu tư xin phép xây dựng; kiểm tra, nhắc nhở thái độ phục vụ của công chức, chấn chỉnh kịp thời khi có phản ánh, tạo sự thuận lợi, hài lòng cho người dân và doanh nghiệp khi đề nghị cấp giấy phép xây dựng.
- Ngoài việc niêm yết công khai các thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và hoàn trả kết quả, Quận cử một chuyên viên của Phòng Quản lý Đô thị tiếp kiểm tra và hướng dẫn về thành phần hồ sơ, cách thể hiện bản vẽ xin phép xây dựng, v.v..cho người dân trước khi nộp vào tại Bộ phận tiếp nhận và hoàn trả kết quả. Do đó, hồ sơ đề nghị cấp phép xây dựng khi nộp vào phần lớn đạt yêu cầu, tỷ lệ hồ sơ xin phép xây dựng trả để người dân chỉnh sửa, bổ túc giảm (từ 47% của năm 2016 xuống còn 10,2% trong năm 2017 và cho đến nay).
- Quy trình thụ lý hồ sơ được điều chỉnh khoa học: Hồ sơ nhận vào ngày hôm trước thì ngày hôm sau cán bộ thụ lý đi thực địa ngay, biên bản kiểm tra thực địa kết hợp với hướng dẫn hồ sơ được mẫu hóa, cán bộ thụ lý trước khi đi thực địa phải chuẩn bị các tài liệu liên quan.
Ngoài ra, cán bộ thụ lý cũng thường xuyên được bồi dưỡng, cập nhật thông tin về chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc.
4. Từ tháng 9 năm 2016, Quận bắt đầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý đô thị. Đây là hệ thống thông tin lĩnh vực đô thị, được xây dựng trên nền tảng công nghệ GIS, với các dữ liệu được số hóa liên thông toàn diện theo chiều dọc đến chiều ngang, từ quận đến phường, Phòng ban từ lãnh đạo đến từng Phó trưởng các phòng ban và công chức từ quận đến phường. Các ứng dụng đều tạo sự tiện ích cho công dân, công chức và lãnh đạo.
(1) Đối với công dân: người dân tải ứng dụng này về điện thoại di động thông qua App Store hoặc CH Play. Ứng dụng này có tính năng hỗ trợ người dân sử dụng các dịch vụ công trực tuyến tại phần mềm Bình Thạnh trực tuyến bao gồm:
- Nộp hồ sơ trực tuyến (đối với lĩnh vực Cấp phép xây dựng, cấp chứng chỉ quy hoạch, cấp giấy phép đào đường, vỉa hè). Ứng dụng này tạo điều kiện cho người dân nộp hồ sơ trực tuyến dễ dàng chỉ bằng điện thoại thông minh.
- Tra cứu tình trạng hồ sơ qua mạng hoặc qua tin nhắn điện thoại để hỗ trợ người dân biết tiến độ giải quyết của từng hồ sơ.
- Tra cứu thông tin quy hoạch, chỉ cần cung cấp thông tin phường, số tờ, số thửa thì người dân sẽ có được ngay nhà đất nằm trong quy hoạch gì, lộ giới như thế nào, thay vì phải nộp đơn đề nghị cấp chứng chỉ quy hoạch theo quy trình giải quyết mất 10 ngày.
Ngoài ra, ứng dụng còn hỗ trợ người dân phản ánh tình trạng vi phạm về vệ sinh môi trường, lấn chiếm lòng lề đường, xây dựng không phép (người dân khi phát hiện vi phạm, chỉ cần chụp ảnh, nhập địa chỉ vi phạm, chọn hành vi vi phạm và thực hiện gửi tin). Trong thời gian 2 tiếng, cơ quan chức năng sẽ kiểm tra xử lý và phản hồi trực tiếp kết quả trên hệ thống để người dân giám sát.
(2) Đối với cán bộ thụ lý: Hệ thống phần mềm cấp phép xây dựng, cấp phép sử dụng vỉa hè, cấp phép đào đường, cấp chứng chỉ quy hoạch, quản lý xây dựng với các dữ liệu được số hóa, liên thông, thiết kế đơn giản, tiện lợi trên giao diện web, dễ dàng tác nghiệp và có hỗ trợ nhiều tính năng như: nhắc việc khi hồ sơ sắp đến hạn, tra cứu thông tin,v.v.. giúp cán bộ thụ lý tác nghiệp mọi lúc, mọi nơi, có thể trao đổi trực tuyến với lãnh đạo, rút ngắn thời gian cũng như giải quyết kịp thời những vướng mắc trong quá trình thụ lý hồ sơ.
(3) Đối với lãnh đạo Phòng: Với công cụ Dashboard trên thiết bị thông minh (smartphone, máy tính bảng), lãnh đạo phòng có thể quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi, theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ của từng chuyên viên, trao đổi thông tin, đôn đốc nhắc nhở, xử lý công việc kịp thời cũng như tiếp nhận chỉ đạo của cấp trên. Ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp việc chỉ đạo, thực hiện kiểm tra, giám sát, trao đổi công việc được dễ dàng, thuận lợi, hiệu quả, sâu sát, kịp thời.
Với các giải pháp đẩy mạnh cải cách hành chính nêu trên, nhất là tập trung ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực Quản lý đô thị, trong năm 2016, tỷ lệ giải quyết đúng hạn hồ sơ hành chính tăng dần và từ tháng 10/2016 đến nay tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn lĩnh vực đô thị luôn đạt 100%, đã có gần 15.000 người dân tải ứng dụng Bình Thạnh trực tuyến về điện thoại để sử dụng, qua đó đã phản ánh hơn 10.000 thông tin vi phạm trật tự đô thị do cơ quan chức năng xử lý, cùng với đó là sử dụng để tra cứu thông tin quy hoạch, lấy số thứ tự xếp hàng tự động, tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ…. Người dân nộp trực tuyến hồ sơ cấp phép xây dựng qua trang web dịch vụ công TPHCM, chiếm tỷ lệ 25,06% thay vì nộp trực tiếp tại Tổ Tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ quận./.