Theo Báo cáo xếp hạng về môi trường đăng ký kinh doanh năm 2014 thì New Zealand là quốc gia hiện đang xếp thứ 3 trên thế giới về môi trường đăng ký kinh doanh. Nếu tính riêng chỉ số Gia nhập thị trường thì New Zealand đang là quốc gia dẫn đầu trong Bảng xếp hạng. Dưới đây là một số nét khái quát về Cơ quan đăng ký kinh doanh New Zealand (the Company Office)
1. Khái quát về Cơ quan đăng ký kinh doanh (ĐKKD) New Zealand
Cơ quan ĐKKD New Zealand là cơ quan thuộc Bộ Kinh doanh, Đổi mới và Việc làm (Ministry of Business, Innovation and Employment), trước đây là Bộ Phát triển kinh tế (Ministry of Economic Development) trực thuộc Chính phủ. Cơ quan ĐKKD New Zealand chịu trách nhiệm quản lý và thực thi các hoạt động đăng ký khác nhau bao gồm: đăng ký kinh doanh, đăng ký lao động và đăng ký đảm bảo thực hiện nghĩa vụ bằng tài sản cá nhân (Companies Register, Occupational Registers, Personal Property Securities Register).
Cơ quan ĐKKD New Zealand hướng tới 2 mục tiêu chính:
- Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hoạt động kinh doanh tại New Zealand thông qua việc cung cấp dịch vụ đăng ký kinh doanh thân thiện, tiện dụng cho người sử dụng và dễ dàng trong việc truy cập thông tin doanh nghiệp.
- Duy trì sự tin tưởng cao đối với cơ quan đăng ký kinh doanh thông qua tính toàn vẹn hệ thống và sự tuân thủ pháp luật.
2. Các đối tượng quản lý của Cơ quan ĐKKD New Zealand
Cơ quan ĐKKD New Zealand thực hiện quản lý nhà nước về ĐKKD đối với 17 loại hình công ty, tổ chức bao gồm:
- Công ty trong nước (Công ty TNHH - Limited liability, Công ty TN vô hạn - UnLimited liability, Công ty hợp tác - Cooperative companies);
- Công ty nước ngoài (Overseas Companies);
- Tổ chức xã hội về xây dựng (Building Societies);
- Tổ chức từ thiện (Charitable Trusts);
- Trung gian môi giới thế chấp (Contributory Mortgage Brokers);
- Hiệp hội tín dụng (Credit Unions);
- Tổ chức xã hội thân thiện (Friendly Societies);
- Tổ chức xã hội được kết hợp (Incorporated Societies);
- Tổ chức xã hội công nghiệp và dự phòng (Industrial and Provident Societies);
- Công ty hợp danh TNHH (Limited Partnerships);
- Cơ quan khác (Other Bodies);
- Công ty phát hành ở nước ngoài (Overseas Issuers);
- Công ty hợp danh TNHH nước ngoài (Overseas Limited Partnerships);
- Công ty chứng khoán cho phép cá nhân tham gia (Participatory Securities);
- Làng hưu trí (Retirement Villages);
- Chương trình phụ cấp hưu trí (Superannuation Schemes);
- Quỹ ủy thác (Unit Trusts).
3. Một số phương thức hoạt động và quản lý doanh nghiệp của Cơ quan ĐKKD New Zealand
- Áp dụng hệ thống đăng ký qua mạng điện tử một cách triệt để: New Zealand là quốc gia đầu tiên công bố thông tin về doanh nghiệp qua mạng Internet vào năm 1996 và cho phép thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng điện tử vào năm 1998. Việc đăng ký kinh doanh được thực hiện qua Cổng thông tin của Cơ quan ĐKKD New Zealand tại địa chỉ: http://www.business.govt.nz/companies/.
- Cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trực tuyến (Certificate of incorporation): Tại New Zealand, Cơ quan ĐKKD không cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy mà thay vào đó là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử và được gửi trực tiếp qua thư điện tử cho doanh nghiệp. Ngành nghề kinh doanh không được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Tra cứu thông tin doanh nghiệp trực tuyến: Các bên thứ 3 cần kiểm tra thông tin doanh nghiệp thì trực tiếp tra cứu trên Cổng thông tin của Cơ quan ĐKKD New Zealand.
- Việc đăng ký kinh doanh dựa trên sự tin tưởng giữa nhà nước và người dân: Cơ quan ĐKKD New Zealand cấp đăng ký thành lập công ty theo yêu cầu của người dân, các sai phạm do doanh nghiệp gây ra trong quá trình hoạt động thì doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm theo Luật định, Cơ quan ĐKKD không có trách nhiệm phải kiểm tra trước khi cấp về số vốn hay ngành nghề kinh doanh.
- Yêu cầu doanh nghiệp thường xuyên cập nhật thông tin khi có thay đổi: Cơ quan ĐKKD New Zealand yêu cầu doanh nghiệp phải cập nhật thông tin về doanh nghiệp với Cơ quan ĐKKD khi có bất kỳ sự thay đổi nào (thông tin về giám đốc, địa chỉ công ty, cổ đông, thay đổi tên công ty, báo cáo tài chính, hoặc cung cấp thêm thông tin về công ty…). Để có thể thực hiện cập nhật thông tin thì doanh nghiệp phải đăng ký tài khoản người dùng (Companies Office account) và đăng ký quyền công ty (Company Authority) trên Cổng thông tin của Cơ quan ĐKKD. Các thông tin doanh nghiệp cập nhật trên Cổng thông tin của Cơ quan ĐKKD ngay lập tức được lưu trên cơ sở dữ liệu của Cơ quan ĐKKD. Tuy nhiên, đối với trường hợp doanh nghiệp bổ nhiệm giám đốc mới thì sau khi doanh nghiệp cập nhật thông tin về giám đốc đó, Cơ quan ĐKKD New Zealand sẽ gửi email xác nhận cho doanh nghiệp bao gồm Giấy chấp thuận (Consent form) để giám đốc mới cung cấp một số thông tin cần thiết, ký và gửi lại cho Cơ quan ĐKKD New Zealand. Thông tin về Giám đốc mới sẽ chỉ được công bố khi Cơ quan ĐKKD chấp nhận Giấy chấp thuận của doanh nghiệp. Việc cập nhật thông tin trên là miễn phí.
- Thực hiện chế độ báo cáo hàng năm: Công ty TNHH phải nộp Báo cáo hàng năm (Annual Return) theo yêu cầu của Luật Công ty năm 1993 (the Companies Act 1993) và phải trả một khoản phí là 45 đôla New Zealand. Báo cáo hàng năm không phải là báo cáo thuế mà chỉ đơn giản là báo cáo cung cấp các thông tin hiện có của doanh nghiệp cho Cơ quan ĐKKD bao gồm:
+ Địa chỉ công ty: địa chỉ đã đăng ký của công ty (registered office addres), địa chỉ giao dịch (address for service) và địa chỉ liên lạc (address for communication).
+ Thông tin về giám đốc: tên đầy đủ (full legal name), địa chỉ thường trú (residential address) và ngày bổ nhiệm (appointment date).
+ Thông tin về cổ đông: Tổng số cổ phần (total number of shares), sự phân bổ cổ phần (share allocations) và địa chỉ các cổ đông (shareholders residential addresses). Nếu công ty có tăng thêm cổ đông (extensive shareholding) thì công ty sẽ phải tải danh sách tất cả cổ đông lên Cổng thông tin của Cơ quan ĐKKD trước khi nộp Báo cáo hàng năm,
+ Thời điểm nộp Báo cáo hàng năm: công ty được tự lựa chọn tháng nộp Báo cáo hàng năm. Nếu công ty có thay đổi tháng nộp báo cáo hàng năm cho năm tiếp theo thì công ty phải đăng ký với Cơ quan ĐKKD. Cơ quan ĐKKD không nhận Báo cáo hàng năm vào tháng 12 hoặc tháng 01.
Công ty sẽ phải nộp Báo cáo hàng năm từ sau năm đăng ký thành lập. Đến tháng nộp Báo cáo hàng năm, Cơ quan ĐKKD sẽ gửi thư điện tử (email reminders) hoặc tin nhắn (txt message reminders) nhắc nhở công ty từ đầu tháng. Việc nhắc nhở này sẽ được thực hiện 3 lần: vào ngày làm việc đầu tiên của tháng (fist reminder), trong tuần thứ 3 của tháng (second reminder) và trong vòng 1 tuần sau khi báo cáo hàng năm bị coi là quá hạn nộp (final reminder). Tại thời điểm này công ty vẫn có thể tiếp tục nộp báo cáo hàng năm nhưng công ty phải nộp nhanh chóng để tránh bị xóa tên khỏi cơ sở dữ liệu của Cơ quan ĐKKD.
Nếu công ty không thể nộp báo cáo hàng năm đúng hạn thì công ty có thể đăng ký gia hạn với Cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận lý do công ty cần gia hạn thì Cơ quan ĐKKD sẽ gửi thư điện tử xác nhận ngày gia hạn nộp cho công ty (thêm 20 ngày làm việc).
Sau khi công ty nộp báo cáo hàng năm, nếu có sai sót về những thông tin trong Báo cáo hàng năm thì công ty có thể cập nhật trên Cổng thông tin tại chức năng cập nhật thông tin chi tiết. Pháp luật New Zealand rất chặt chẽ, trong trường hợp công ty không nộp Báo cáo hàng năm đúng hạn theo quy định, công ty sẽ bị thu hồi đăng ký doanh nghiệp và xóa tên khỏi Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký kinh doanh do Cơ quan ĐKKD coi công ty đó đã ngừng hoạt động.
- Kết nối với các cơ quan khác để quản lý ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp: Mặc dù ngành, nghề kinh doanh không ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng công ty phải đăng ký ngành, nghề với cơ quan đăng ký kinh doanh để được cấp Mã kinh doanh (Business Industry Code – BIC, mã 7 ký tự). Mã số này lại được cơ quan đăng ký kinh doanh gửi đến cho Sở Doanh thu nội địa để được cấp mã IRD (mã 8 hoặc 9 số) và đăng ký thuế của công ty. Sau đó, Sở Doanh thu nội địa sẽ tiếp tục gửi mã này đến cho Cơ quan Thống kê (Statistics New Zealand) và Cơ quan bồi thường tai nạn lao động (Accident Compensation Corporation). Toàn bộ việc đăng ký và kết nối trao đổi thông tin giữa các cơ quan quản lý và doanh nghiệp đều được thực hiện trực tuyến, các cơ quan quản lý cũng kết nối hệ thống thông tin với nhau để trao đổi các dữ liệu cần thiết về công ty. Khi công ty có bất kỳ thay đổi nào về ngành, nghề kinh doanh thì phải cập nhật thông tin đó với Cơ quan ĐKKD New Zealand.
Nguồn:
Cổng thông tin của Cơ quan ĐKKD New Zealand (http://www.business.govt.nz/companies/)
Luật Công ty năm 1993 (the Companies Act 1993)