MỘT SỐ BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ KINH DOANH TẠI NA UY, THỤY ĐIỂN
(Bài sưu tầm và tổng hợp)
Đỗ Tiến Thịnh
Giám đốc Trung tâm Hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh, Cục Quản lý đăng ký kinh doanh
Trong những năm qua, hai quốc gia Bắc Âu là Na Uy, Thụy Điển luôn được xếp hạng cao trong Báo cáo xếp hạng môi trường kinh doanh của Ngân hàng Thế giới. Đặc biệt, lĩnh vực đăng ký kinh doanh có nhiều nội dung để cơ quan đăng ký kinh doanh của Việt Nam có thể tham khảo, áp dụng cho quá trình cải cách đăng ký kinh doanh.
I. Bộ máy tổ chức cơ quan đăng ký kinh doanh và công tác đăng ký kinh doanh tại Na Uy
1. Tổ chức bộ máy
1.1 Tổng cục đăng ký Bronoysund (BRC)
Cơ quan đăng ký Na Uy được thành lập năm 1978 và bắt đầu thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp vào năm 1981 với 14 người và trực thuộc hệ thống tòa án.
Năm 1986, Cơ quan đăng ký Na Uy được chuyển về thị trấn Bronnoysund và đến năm 1988 hình thành nên Tổng cục Đăng ký Bronnoysund. Tổng cục Đăng ký Bronnoysund là một cơ quan hành chính chịu trách nhiệm về việc kiểm soát, đăng ký doanh nghiệp và các hoạt động đăng ký khác trên phạm vi toàn quốc. Mục tiêu chủ yếu của Tổng cục là cải thiện các điều kiện để đảm bảo an toàn tài chính và hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp nói riêng và công chúng nói chung.
Hiện tại, Tổng cục Đăng ký Bronnoysund có gần 500 người. Trụ sở được xây dựng trên diện tích 11.000m2 tại thị trấn Bronnoysund.
Cơ cấu tổ chức của Tổng cục đăng kýBronnoysund bao gồm:
- Cục Điều phối Đăng ký Pháp nhân Trung ương
- Cục Đăng ký kinh doanh
- Cục Đăng ký kinh doanh Châu Âu
- EMAS (Chiến lược Kiểm toán và Quản lý môi trường sinh thái)
- Cục Đăng ký Sổ sách kế toán doanh nghiệp
- Cục Đăng ký các Nghĩa vụ báo cáo của doanh nghiệp
- Cục Đăng ký Động sản được thế chấp
- Cục Đăng ký Phá sản
- Cục Đăng ký hôn nhân
- Cục Đăng ký Xử lý nợ Cá nhân
- Văn phòng Thu phí quốc gia
- Cục Đăng ký thợ săn Na Uy
- Phòng Cung cấp dịch vụ thông tin
- Các đơn vị khác: Vụ Kế hoạch và Phát triển, Vụ Hành chính, Vụ Đối ngoại, Vụ Giao dịch điện tử, Mạng thông tin Altinn.
Các lĩnh vực đăng ký tại Tổng cục thuộc phạm vi quản lý về chuyên môn của các Bộ/ngành khác nhau nhưng tập trung đăng ký tại Tổng cục Đăng ký Bronoysund.
Đứng đầu BRC là Tổng cục trưởng do Nhà Vua bổ nhiệm. Ông vừa là người đứng đầu của BRC vừa là một đăng ký viên và trong công tác tố tụng, có thẩm quyền như một thẩm phán. Tổng cục trưởng ủy quyền cho các đăng ký viên trực tiếp thực hiện việc đăng ký.
2. Về công tác đăng ký kinh doanh
2.1 Đối tượng đăng ký kinh doanh
Theo quy định tại của Na Uy, những doanh nghiệp và tổ chức dưới đây phải đăng ký kinh doanh:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn
- Công ty hữu hạn công cộng
- Các công ty khác thực hiện hoạt động kinh doanh
- Các loại Quỹ có thực hiện hoạt động kinh doanh
- Các tổ chức, hiệp hội khác thực hiện hoạt động kinh doanh hoặc có mục đích thực hiện hoạt động kinh doanh
- Các công ty tư nhân/doanh nghiệp một thành viên có mua bán hàng hóa, hoặc thuê từ 5 lao động trở lên
- Công ty nhà nước
- Các công ty liên thành phố
- Các doanh nghiệp thuộc quyền quản lý của các thành phố và các hạt/tỉnh
- Các doanh nghiệp y tế khu vực và các doanh nghiệp y tế theo Luật doanh nghiệp y tế Na Uy
- Các doanh nghiệp kinh doanh phải đăng ký theo quy định chuyên ngành
- Các doanh nghiệp nước ngoài hoạt động kinh doanh trên đất nước Na Uy hoặc trên thềm lục địa Na Uy
Như vậy, có thể thấy rằng, tất cả các đối tượng có hoạt động kinh doanh tại quốc gia này đều phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.
2.2 Những thông tin phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh
Tùy theo từng loại hình doanh nghiệp, những thông tin phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh là khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, các doanh nghiệp phải đăng ký những thông tin sau với cơ quan đăng ký kinh doanh:
- Loại hình doanh nghiệp
- Điều lệ công ty
- Ngày thành lập
- Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
- Mục tiêu của doanh nghiệp
- Vốn của doanh nghiệp và khả năng trả nợ của doanh nghiệp
- Các thành viên của doanh nghiệp, vốn cam kết của họ và khả năng trả nợ của từng thành viên
- Thành viên Hội đồng quản trị
- Tổng giám đốc (Giám đốc điều hành)
- Người đại diện theo pháp luật của công ty.
2.3 Về nghiệp vụ đăng ký tại một số cơ quan đăng ký thuộc Tổng cục Đăng ký Bronnoysund có liên quan đến đăng ký kinh doanh
a. Cục Đăng ký kinh doanh
Cục Đăng ký kinh doanh là cơ quan đăng ký quốc gia trực thuộc Tổng cục đăng ký Bonnoysund.
Trước năm 1988, cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc hệ thống Tòa án. Công tác đăng ký kinh doanh được thực hiện tại các tòa án địa phương. Vào thời điểm này, thủ tục đăng ký kinh doanh rất chậm trễ, thời gian đăng ký kinh doanh một doanh nghiệp hết 9 tháng. Thông tin về doanh nghiệp thiếu cập nhật, chưa có một cơ chế kiểm tra, giám sát doanh nghiệp hiệu quả nên rất nhiều công ty đăng ký nhưng không hoạt động.
Ngày 01/01/1988, Cục đăng ký kinh doanh được thành lập trên cơ sở Đạo luật về đăng ký kinh doanh ban hành ngày 21/6/1985.
Cục Đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm đăng ký cho tất cả các doanh nghiệp của Na Uy và doanh nghiệp nước ngoài tại Na Uy. Việc đăng ký nhằm đảm bảo sự bảo hộ pháp lý đối với tên gọi của doanh nghiệp, địa vị pháp lý của doanh nghiệp và cung cấp thông tin về tổng quan tài chính của một doanh nghiệp. Đây cũng là một nguồn quan trọng chuyên cung cấp thông tin cho bất cứ ai cần có thông tin chính xác về những đối tượng tham gia vào các doanh nghiệp và ngành, nghề ở Na Uy. Cục Đăng ký kinh doanh hiện nay thực hiện chức năng của khoảng 100 cơ quan đăng ký kinh doanh địa phương trước đó.
Tất cả các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn và vô hạn) đều bắt buộc phải đăng ký tại Cục Đăng ký kinh doanh. Quy định này áp dụng cho cả các doanh nghiệp một chủ hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa hoặc doanh nghiệp thuê từ 5 người trở lên vào các vị trí chủ chốt. Các doanh nghiệp một chủ khác có thể đăng ký trên cơ sở tự nguyện.
Việc đăng ký tại Cục Đăng ký kinh doanh đảm bảo cho một doanh nghiệp có được:
• Quyền vận hành một doanh nghiệp
• Sự bảo hộ pháp lý đối với tên doanh nghiệp
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh để có thể sử dụng như một “thẻ căn cước” trước các chủ nợ, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và cơ quan thuế.
• Một mã số đăng ký kinh doanh để làm căn cứ quan trọng cho các cơ quan có thẩm quyền và phục vụ cho việc phối kết hợp giữa các cơ quan hành chính công.
• Sự chứng nhận đối với những người lãnh đạo của doanh nghiệp.
Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của Cục Đăng ký kinh doanh là xác định một cách chính xác ai chịu trách nhiệm gì trong một doanh nghiệp. Các thành viên của ban giám đốc, tổng giám đốc và kiểm toán viên phải ký xác nhận về những trách nhiệm của mình trong doanh nghiệp. Bất kỳ thay đổi nào về sự phân công nhiệm vụ trong một doanh nghiệp đều phải được báo cáo kịp thời cho Cục Đăng ký kinh doanh để tiến hành đăng ký. Nếu sao lãng nghĩa vụ này, doanh nghiệp sẽ bị yêu cầu phải điều chỉnh. Nhờ đó, Cục Đăng ký kinh doanh luôn có khả năng cung cấp thông tin cập nhật về người nắm các vị trí khác nhau trong một doanh nghiệp, những thay đổi về vốn góp, và thông tin về việc doanh nghiệp đã bị đưa ra tòa án để cưỡng chế giải thể hoặc đang trong quá trình thực hiện các thủ tục phá sản hay chưa….
Hầu hết thông tin tại Cục Đăng ký kinh doanh luôn sẵn sàng để phục vụ cho công chúng, vì vậy đây là một nguồn cung cấp thông tin quan trọng với những ai muốn có được số liệu đáng tin cậy và thông tin về tình trạng pháp lý của doanh nghiệp.
b. Cục Điều phối đăng ký pháp nhân Trung ương
Nhiệm vụ chủ yếu của Cục Điều phối đăng ký pháp nhân Trung ương là phối hợp những nguồn thông tin về doanh nghiệp và ngành nghề tại các cơ quan đăng ký công khác nhau và phục vụ cho các cuộc điều tra của các cơ quan nhà nước. Thay vì việc mỗi cơ quan này gửi mẫu điều tra riêng của mình đến một doanh nghiệp để đề nghị trả lời, Cục Điều phối đăng ký pháp nhân Trung ương đảm bảo rằng tất cả các thông tin đều được thu thập về một mối. Việc thành lập Cục này vào năm 1995 đã rất được hoan nghênh và coi như giải pháp quan trọng nhất để nâng cao hiệu quả quản lý công trong những năm gần đây.
Cục Điều phối đăng ký pháp nhân Trung ương quản lý cơ sở dữ liệu về các pháp nhân có nghĩa vụ báo cáo đối với Cục Đăng ký người sử dụng lao động, Danh mục đăng ký Thuế giá trị gia tăng, Cục Đăng ký kinh doanh, Cục Thống kê đăng ký doanh nghiệp Na Uy, Cục Đăng ký dữ liệu Thuế doanh nghiệp hoặc cơ quan đăng ký các tổ chức quỹ, hiệp hội. Các đối tượng khác có thể đăng ký tự nguyện tại Cục Điều phối đăng ký pháp nhân Trung ương.
Hệ thống mã số gồm 9 chữ số giúp nhận dạng một pháp nhân, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà chức trách trong việc phối hợp, trao đổi thông tin. Theo Đạo luật về Cục Điều phối đăng ký pháp nhân Trung ương, những cơ quan đăng ký nhà nước khác có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Cục này và giúp cho Cục cập nhật các thông tin về công tác đăng ký của mình. Việc thay thế các mẫu đăng ký khác nhau của nhiều cơ quan chức năng bằng một mẫu đăng ký chung, giúp đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết cho các cơ quan chức năng có yêu cầu về việc đăng ký và khai báo về những thay đổi.
Việc các cơ quan chức năng sử dụng một mô hình đăng ký chung để trao đổi thông tin lẫn nhau tạo thuận lợi cho các nhà quản lý doanh nghiệp cũng như các bên tham gia vào hoạt động tài chính trong việc tuân thủ những yêu cầu về mẫu đăng ký. Nhiều tổ chức và các đối tượng không có nghĩa vụ phải đăng ký đều cảm thấy hữu ích khi đăng ký tự nguyện tại Cục Điều phối đăng ký pháp nhân Trung ương. Việc đăng ký hoàn toàn miễn phí.
Cục Điều phối đăng ký pháp nhân Trung ương chỉ lưu trữ thông tin theo quy định của pháp luật và mọi người đều có quyền truy cập vào nguồn thông tin đăng ký mở, như tên gọi, địa chỉ, mục đích kinh doanh, ngành nghề, thông tin chi nhánh và văn phòng đại diện. Có thể thu được những thông tin quan trọng miễn phí qua mạng Internet và điện thoại. Nếu trả phí, cơ quan đăng ký sẽ cung cấp bản in nội dung những thông tin trên.
c. Phòng cung cấp dịch vụ thông tin
Tổng cục Đăng ký Bronnoysund không chỉ tiếp nhận thông tin mà còn là nguồn cung cấp thông tin quan trọng. Bất kỳ ai cần thông tin có thể liên lạc với các cơ quan đăng ký thông qua điện thoại, fax hoặc mạng Internet. Phòng cung cấp dịch vụ thông tin được thành lập vào năm 1992 với mục đích cung cấp toàn bộ thông tin được đăng ký tại Tổng cục một cách hiệu quả và thân thiện đến dân chúng. Từ ngày thành lập đến nay, Phòng đã trải qua một số lần tái cơ cấu, lần gần đây nhất là vào năm 2010. Quy mô của Phòng đã được mở rộng từ 20 cán bộ năm 1992 lên tới 117 cán bộ năm 2011. Người dân có thể yêu cầu cung cấp thông tin bằng nhiều hình thức khác nhau và trong những năm trở lại đây thì Internet là một trong những hình thức phổ biến nhất với 73,9 triệu yêu cầu, trong khi chỉ có 489 ngàn yêu cầu qua hình thức gọi điện thoại trong năm 2010.
Thông qua Phòng cung cấp dịch vụ thông tin, người dân, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và các tổ chức có nhu cầu có thể tiếp cận nhiều loại sản phẩm và dịch vụ thông tin khác nhau, bao gồm cả Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh từ Cục Đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm từ Cục Đăng ký sổ sách kế toán doanh nghiệp, giấy chứng nhận quyền lợi được đảm bảo từ Cục Đăng ký động sản dùng làm vật thế chấp, bản điện tử các tài liệu đính kèm hồ sơ đăng ký kinh doanh, thông tin về vị trí của cá nhân trong một tổ chức… Các sản phẩm thông tin được gửi qua thư điện tử (email) và bản giấy qua đường bưu điện đến cho khách hàng. Ngoài những sản phẩm tiêu chuẩn, Phòng còn cung cấp những sản phẩm khác tùy theo nhu cầu cụ thể của khách hàng.
Ngoài nhiệm vụ chính là cung cấp thông tin đến người dân khi có yêu cầu, Phòng còn vận hành một Trung tâm hỗ trợ khách hàng cung cấp thông tin trực tiếp qua điện thoại, hướng dẫn, tư vấn khởi nghiệp và hướng dẫn sử dụng trang web của Tổng cục đăng ký Bronnoysund cũng như Cổng thông tin Altinn.
II. Tổ chức bộ máy Cơ quan đăng ký kinh doanh Thụy Điển và công tác đăng ký kinh doanh
1. Tổ chức Cơ quan đăng ký kinh doanh Thụy Điển
Cơ quan Đăng ký kinh doanh Thụy Điển được thành lập vào tháng 7/2004 sau khi Bộ phận đăng ký kinh doanh được tách ra khỏi Cơ quan đăng ký sở hữu trí tuệ Thụy Điển. Đăng ký kinh doanh ở Thụy Điển khởi nguồn từ cuối thế kỷ 19 (năm 1897) khi Cơ quan Đăng ký sở hữu trí tuệ Thụy Điển (Kungliga Patentverket) bắt đầu thực hiện đăng ký kinh doanh cho loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn và sau đó bao gồm các loại hình doanh nghiệp khác và các hiệp hội.
Cơ quan Đăng ký kinh doanh Thụy Điển là một cơ quan trực thuộc Bộ Doanh nghiệp, Năng lượng và Truyền thông. Đây là cơ quan hành chính chịu trách nhiệm về việc kiểm soát, đăng ký doanh nghiệp và toàn bộ các hoạt động thương mại trên phạm vi toàn quốc.
Cơ quan Đăng ký kinh doanh Thụy Điển được đặt tại thành phố Sundsvall, có cơ chế tài chính tương đối độc lập giống như một doanh nghiệp và Chính phủ không có quyền can thiệp vào các quyết định hành chính về nghiệp vụ đăng ký kinh doanh của cơ quan này.
Hiện tại, Cơ quan Đăng ký kinh doanh Thụy Điển có 513 người. Trung bình một năm, cơ quan này xử lý khoảng 400.000 hồ sơ và 200.000 báo cáo tài chính hàng năm. Cơ quan hoạt động dưới hình thức tự thu– chi, doanh thu hàng năm có cơ cấu khoảng 75% từ nguồn lệ phí đăng ký và 25% là từ phí cung cấp thông tin.
Cơ quan Đăng ký kinh doanh Thụy Điển có hai chức năng chính:
Một là, đăng ký thành lập doanh nghiệp và hiệp hội, tiếp nhận báo cáo tài chính của doanh nghiệp và ra quyết định đóng cửa doanh nghiệp. Cơ quan này đồng thời cũng xuất bản Công báo Thụy Điển (Postoch Inrikes Tidningar).
Hai là, cung cấp cho cộng đồng toàn bộ những thông tin được đăng ký với Cơ quan Đăng ký kinh doanh Thụy Điển bao gồm thông tin hồ sơ của các doanh nghiệp như báo cáo tài chính, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bằng tiếng Thụy Điển và tiếng Anh, giấy xác nhận về vị trí và vai trò của cá nhân trong một doanh nghiệp. Qua Cổng thông tin của Cơ quan Đăng ký kinh doanh Thụy Điển, người dân cũng có thể yêu cầu thông tin về doanh nghiệp của các quốc gia trong Châu Âu thông qua Mạng lưới đăng ký kinh doanh Châu Âu (EBR) mà Thụy Điển là 1 trong 26 quốc gia thành viên.
Cơ cấu tổ chức của Cơ quan Đăng ký kinh doanh Thụy Điển bao gồm:
- Phòng Đăng ký kinh doanh
- Phòng Pháp lý
- Phòng Hỗ trợ vận hành
- Phòng Phát triển
- Phòng Truyền thông và Quan hệ công chúng
- Phòng Hợp tác và Dịch vụ điện tử
Đứng đầu Cơ quan Đăng ký kinh doanh Thụy Điển là Tổng giám đốc do Chính phủ bổ nhiệm.
2. Về công tác đăng ký kinh doanh
2.1 Đối tượng đăng ký kinh doanh
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2005, những doanh nghiệp và tổ chức dưới đây phải đăng ký kinh doanh:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn
- Công ty hợp danh thương mại
- Công ty hợp danh hữu hạn
- Doanh nghiệp tư nhân
- Chi nhánh
- Các hiệp hội kinh tế
- Các hiệp hội chủ sở hữu nhà
- Nhóm lợi ích kinh tế chung Châu Âu (EEIG)
- Các tổ chức, hiệp hội khác thực hiện hoạt động kinh doanh phi lợi nhuận
- Các hiệp hội nông nghiệp
- Các doanh nghiệp nước ngoài hoạt động kinh doanh trên đất nước Thụy Điển
Như vậy, có thể thấy rằng, tất cả các đối tượng có hoạt động kinh doanh đều phải đăng ký với Cơ quan Đăng ký kinh doanh Thụy Điển.
Đến nay, số lượng doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh tại Thụy Điển bao gồm: 500.000 doanh nghiệp tư nhân, 400.000 công ty trách nhiệm hữu hạn và gần 100.000 doanh nghiệp là các công ty hợp danh, các tổ chức kinh tế, các công ty ngân hàng, bảo hiểm, các công ty đầu tư nước ngoài, các hiệp hội trang trại nông nghiệp và các tổ chức phi lợi nhuận.
2.2 Đăng ký kinh doanh qua mạng điện tử
Từ 01/12/2002, doanh nghiệp và cá nhân được chấp nhận nộp hồ sơ qua mạng kèm theo chứng thực điện tử (chữ ký điện tử). Đến cuối năm 2011, có khoảng 140.000 hồ sơ được nộp qua mạng. Đây là con số trực tiếp kê khai, chưa bao gồm số hồ sơ nộp qua các đơn vị làm dịch vụ trung gian. Việc nộp hồ sơ điện tử giảm được 15% chi phí so với nộp hồ sơ giấy.
Về chữ ký điện tử, các nhà cung cấp chứng thực điện tử chủ yếu là các ngân hàng lớn, bởi hầu hết cá nhân đều có tài khoản tại ngân hàng (gần 100% số dân từ 18 tuổi trở lên). Ở Thụy Điển có đến 95% người dân biết về chứng thực điện tử và có đến 55% số người đã được cấp và sử dụng chứng thực điện tử. Tuy nhiên,do có nhiều nhà cung cấp chứng thực khác nhau nên mỗi lần đăng nhập người dùng chỉ vào được một trang web, muốn vào trang khác thì phải đăng nhập lại do không có cơ chế kiểm tra chéo chứng thực giữa các cơ quan cấp chứng thực. Để khắc phục những khó khăn trong vấn đề chứng thực điện tử, từ năm 2010, Chính phủ Thụy điển đã xây dựng các quy định về việc thành lập một cơ quan giám sát về chứng thực điện tử, xây dựng chính sách, quy định về chứng thực điện tử, quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật cho các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử.
2.3. Về nghiệp vụ của các phòng trong Cơ quan Đăng ký kinh doanh Thụy Điển liên quan đến hoạt động đăng ký doanh nghiệp
a. Phòng Đăng ký kinh doanh
Mục tiêu của Phòng là hỗ trợ khách hàng tất cả các yêu cầu về đăng ký kinh doanh, cung cấp thông tin với tiêu chí: dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.
Phòng chia thành 3 bộ phận bao gồm:
§ Bộ phận Hỗ trợ khởi nghiệp doanh nghiệp và đăng ký thay đổi
§ Bộ phận đăng ký thay đổi thành viên và sáp nhập công ty
§ Bộ phận lập trình viên công nghệ thông tin để tự lập trình sửa đổi các chế độ chính sách khi có thay đổi hoặc có yêu cầu.
Về quy trình xử lý hồ sơ đăng ký kinh doanh tại Phòng, hiện bao gồm 2 bước cơ bản: Bước 1: Nhận hồ sơ qua thư điện tử hoặc qua bưu điện; Bước 2: Đưa hồ sơ vào hệ thống xếp hàng một cách tự động, sau đó cán bộ sẽ kiểm tra lại thông tin hồ sơ (được thực hiện thủ công) và sẽ yêu cầu bổ sung thông tin hồ sơ nếu chưa đầy đủ hoặc thực hiện việc cấp đăng ký nếu hồ sơ đã hợp lệ.
b. Phòng Pháp lý
- Tổng số có 20 luật sư cung cấp các dịch vụ tư vấn về pháp lý
- Các vấn đề liên quan đến pháp lý cần sự quyết định của Phòng Pháp lý bao gồm:
+ Đặt tên doanh nghiệp
+ Đăng ký tăng cổ phần
+ Hợp nhất, sáp nhập công ty
+ Tranh chấp ra Tòa án
+ Đóng cửa công ty
Hiện nay, Phòng Pháp lý xử lý khoảng 1.000 trường hợp một năm.
c. Phòng Truyền thông và Quan hệ công chúng
Có 20 nhân viên đảm nhận nhiệm vụ truyền thông và quan hệ công chúng cả trong và ngoài cơ quan thông qua mạng nội bộ, mạng Internet, các ấn phẩm tài liệu in ấn. Phòng còn có nhiệm vụ quản lý và phát triển trang web công cộng và nội bộ.
d. Phòng Dịch vụ điện tử và Hợp tác
Phòng chia làm 2 bộ phận: Bộ phận Hợp tác có 4 cán bộ và Bộ phận Bán hàng có 18 cán bộ. Ngoài những công việc nghiệp vụ, Phòng còn tham gia vào một số dự án của Chính phủ, là đầu mối của Cơ quan đăng ký kinh doanh Thụy Điển để phối hợp với 13 cơ quan, ban ngành khác nhằm đơn giản hóa thủ tục gia nhập thị trường của doanh nghiệp. Phòng cũng là đầu mối phối hợp với Cơ quan Thuế để xây dựng Cổng thông tin Verksamt cho phép doanh nghiệp có thể kết nối trực tiếp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh và Cơ quan Thuế thông qua Cổng thông tin này.
Mục tiêu của Phòng là tạo điều kiện dễ dàng cho doanh nghiệp gửi thông tin đến tất cả các cơ quan chính phủ liên quan qua một đầu mối nhằm giảm thiểu các thủ tục hành chính cho các công ty có quy mô nhỏ.
e. Phòng Phát triển
Phòng được chia làm 2 bộ phận: Bộ phận Quản lý dự án và Bộ phận Phát triển CNTT. Ngoài 87 cán bộ chính thức có 30 nhân viên hợp đồng có thời hạn. Hiện nay, Phòng quản lý và bảo trì 60 ứng dụng và nhận khoảng 15.000 yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật hàng năm.
III. Một số kinh nghiệm trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh của Na Uy và Thụy Điển
1. Pháp lý hóa triệt để quyền và nghĩa vụ của công dân liên quan đến quá trình đăng ký gia nhập thị trường theo hướng người thành lập tự chịu trách nhiệm về các thông tin đăng ký.
Tại Na Uy và Thụy Điển, pháp luật quy định người thành lập doanh nghiệp và nhà đầu tư chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi thông tin họ đăng ký và cơ quan đăng ký thực sự là người thư ký của Nhà nước để ghi lại thông tin theo quy định của pháp luật. Trường hợp người thành lập doanh nghiệp chưa hiểu biết hoặc chưa nhận thức rõ các quy định trong hệ thống quy phạm về doanh nghiệp nói chung và đăng ký kinh doanh nói riêng thì liên hệ với cơ quan tư pháp hoặc tổ chức tư vấn dịch vụ pháp lý để được giải đáp, chứ không yêu cầu cơ quan hành chính nhà nước thực hiện việc này như một nghĩa vụ đương nhiên. Nếu doanh nghiệp yêu cầu cơ quan hành chính nhà nước cung cấp dịch vụ tư vấn thì phải trả phí tư vấn. Thông tin tư vấn do cơ quan hành chính cung cấp không có ý nghĩa quyết định đúng – sai. Phán quyết đúng – sai thuộc thẩm quyền của cơ quan xét xử. Để giúp quá trình này được thuận lợi, nhà nước có thể sử dụng một số dự án hỗ trợ kỹ thuật để thúc đẩy thị trường dịch vụ phát triển kinh doanh (BDS) phát triển.
2. Cổng thông tin về đăng ký doanh nghiệp là một công cụ cần thiết cho nghiệp vụ đăng ký kinh doanh và dịch vụ cung cấp thông tin đăng ký doanh nghiệp
Tại Na Uy và Thụy Điển, Cổng thông tin về đăng ký doanh nghiệp là một yếu tố then chốt mang lại thành công trong cải cách đăng ký kinh doanh. Thông qua cổng thông tin này (www.altinn.no của Na Uy và www.verkskam.se của Thụy Điển), doanh nghiệp, nhà đầu tư dễ dàng nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng, nộp các báo cáo cho cơ quan đăng ký kinh doanh và dễ dàng tra cứu, mua các thông tin về tình trạng pháp lý, báo cáo tài chính của các doanh nghiệp. Dưới đây là một số thông tin phản ánh vai trò và hiệu quả của Cổng Altinn và Cổng Verkskam:
- Cổng Altinn: Atinn chính là cốt lõi của Chính phủ điện tử Na Uy và được coi là công cụ giao tiếp quan trọng giữa Chính phủ và người dân cũng như cộng đồng doanh nghiệp. Hầu hết thông tin mà Chính phủ cần từ người dân thông qua việc thực hiện các nghĩa vụ báo cáo đều được thực hiện qua Altinn, đồng thời người dân cũng có thể khai thác các thông tin hiện đang lưu giữ trong Cơ sở dữ liệu dùng chung trong Altinn. Altinn là nơi mà các doanh nghiệp và công dân Na Uy có thể tìm được và sử dụng các biểu mẫu điện tử và các dịch vụ trực tuyến khác từ các cơ quan Chính phủ. Chính vì vậy, có khoảng 90% hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, 74% dữ liệu báo cáo tài chính của doanh nghiệp, 72% dữ liệu tờ khai thuế, 97% dữ liệu thanh toán thuế và khấu trừ thuế được kê khai điện tử và gửi tới hệ thống Altinn.
- Cổng Verkskam: Cổng thông tin này được vận hành trên cơ sở liên kết chặt chẽ giữa 03 cơ quan: Cơ quan Đăng ký kinh doanh Thụy Điển, Cơ quan Thuế, Cơ quan phát triển kinh tế vùng. Hàng tháng có khoảng 100.000 lượt truy cập vào Cổng để nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh và truy vấn thông tin về doanh nghiệp.
3. Chế tài xử phạt các vi phạm về nghĩa vụ đăng ký và nghĩa vụ báo cáo của doanh nghiệp cần phải đảm bảo tính răn đe, từ đó sẽ góp phần quan trọng trong việc minh bạch hóa môi trường kinh doanh
Kinh nghiệm của Na Uy và Thụy Điển cho thấy, để có được các thông tin chính xác, cập nhật về tình trạng pháp lý, tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, việc xử lý nghiêm các hành vi vi phạm nghĩa vụ đăng ký và nghĩa vụ báo cáo là rất cần thiết. Chẳng hạn như quy định xử phạt nghĩa vụ nộp báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Theo quy định pháp luật của Thụy Điển, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tài chính trong vòng 7 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Nếu nộp muộn sẽ bị phạt 5.000 SEK (khoảng 15.500.000 đồng) và 2 tháng sau đó sẽ bị phạt tiếp tương ứng là 5.000 SEK và 10.000 SEK (khoảng 30.800.000 đồng) cho 2 tháng tiếp theo. Mức phạt này sẽ tăng dần cho đến thời hạn sáu tháng. Quá thời hạn này, doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ báo cáo sẽ bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Chính vì vậy, tại Thụy Điển, có đến 97% doanh nghiệp nộp báo cáo tài chính đầy đủ và đúng hạn.