Quy định về con dấu doanh nghiệp là một trong những vấn đề nhận được sự quan tâm lớn từ nhiều tổ chức, cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng Dự thảo Luật Doanh nghiệp (sửa đổi). Mặc dù công tác xây dựng Dự Luật này đã đi vào giai đoạn hoàn thiện để trình Quốc hội xem xét thông qua, hiện nay, vẫn còn những quan điểm, ý kiến khác nhau xung quanh vấn đề này. Để có thêm cơ sở tham khảo, phục vụ cho việc hoàn thiện Dự thảo Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành, Chuyên đề này phân tích một số vấn đề và kinh nghiệm quốc tế liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp.
I. Quy định hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp
- Các văn bản pháp lý quy định về con dấu doanh nghiệp:
+ Luật Doanh nghiệp 2005
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu
+ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 sửa đổi, bổ sung Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
+ Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT/BCA-BTCCP hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
- Một số quy định cụ thể:
+ Luật Doanh nghiệp 2005 (Điều 36):
1. Doanh nghiệp có con dấu riêng. Con dấu của doanh nghiệp phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của Chính phủ.
2. Con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu, doanh nghiệp có thể có con dấu thứ hai.
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu:
· Điều 1: Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.
· Điều 8: Bộ Công an thống nhất quy định các mẫu dấu, việc làm biểu tượng hoặc chữ nước ngoài trong hình dấu, việc làm và sử dụng con dấu thứ hai; đăng ký lưu chiểu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, quản lý hoạt động làm con dấu; kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Nghị định này.
· Điều 10.4: Các tổ chức kinh tế được thành lập theo Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư không phải cấp giấy phép làm con dấu, nhưng phải đăng ký mẫu dấu tại cơ quan Công an trước khi sử dụng.
Như vậy, việc khắc dấu và đăng ký mẫu dấu là một trong những thủ tục bắt buộc của quy trình gia nhập thị trường đối với doanh nghiệp Việt Nam.
II. Kinh nghiệm quốc tế và xu hướng hiện nay về con dấu doanh nghiệp
1. Xu hướng hiện nay về việc sử dụng con dấu
Theo thống kê của Nhóm Ngân hàng Thế giới (World Bank Group), trong số 189 quốc gia và nền kinh tế được xếp hạng về môi trường kinh doanh tại báo cáo Doing Business:
- Có 79 quốc gia có thủ tục làm con dấu doanh nghiệp là một trong những thủ tục của quy trình gia nhập thị trường. Trong số này, chỉ có 7 quốc gia quy định bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu (bao gồm: Nhật Bản, Nga, Trung Quốc, Việt Nam, Myanmar, Triều Tiên, Buhtan), 72 quốc gia còn lại cho phép doanh nghiệp được lựa chọn việc có sử dụng con dấu hay không.
- Có 110 quốc gia không sử dụng con dấu doanh nghiệp: Canada (từ năm 1971), Anh (từ năm 1989), California – Mỹ (từ năm 1995), Úc (từ năm 1998), Armenia (từ năm 2010), Hy Lạp (từ năm 2013), Hồng Kông (từ tháng 3/2014),…
- Mức độ phổ biến của việc sử dụng con dấu doanh nghiệp như một quy định bắt buộc tỷ lệ nghịch với mức thu nhập và không vượt quá tỷ lệ 50%. Ở nhóm Thu nhập cao, chỉ có 30% số quốc gia coi việc sử dụng con dấu là bắt buộc. Ở các nhóm Thu nhập trên trung bình, Thu nhập dưới trung bình và Thu nhập thấp, tỷ lệ này lần lượt là 41%, 48% và 50%.
2. Quy định trong Luật của một số nước về con dấu doanh nghiệp
Sau đây là một số ví dụ cụ thể về quy định pháp lý đối với con dấu doanh nghiệp của một số quốc gia:
- Quy định của Vương quốc Anh:
+ Vương quốc Anh bãi bỏ việc doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng con dấu kể từ năm 1989. Theo quy định của Luật Công ty 2006 của Anh: doanh nghiệp không bắt buộc phải có con dấu; tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có con dấu thì nội dung của con dấu phải tuân thủ một số nguyên tắc chung. Luật này cũng quy định con dấu doanh nghiệp và chữ ký của người có thẩm quyền có giá trị ngang nhau trong việc khẳng định giá trị pháp lý của văn bản do doanh nghiệp ban hành. Quy định cụ thể như sau:
+ Điều 45 Luật Công ty 2006 của Anh quy định như sau về con dấu chung của doanh nghiệp:
|
Section 45: Common seal
(1) A company may have a common seal, but need not have one.
(2) A company which has a common seal shall have its name engraved in legible characters on the seal.
(3) If a company fails to comply with subsection (2) an offence is committed by—
(a) the company, and
(b) every officer of the company who is in default.
(4) An officer of a company, or a person acting on behalf of a company, commits an offence if he uses, or authorises the use of, a seal purporting to be a seal of the company on which its name is not engraved as required by subsection (2).
(5) A person guilty of an offence under this section is liable on summary conviction to a fine not exceeding level 3 on the standard scale.
|
Điều 45: Con dấu chung
(1) Một doanh nghiệp có thể có một con dấu chung, nhưng không bắt buộc.
(2) Một doanh nghiệp có con dấu chung sẽ phải có tên doanh nghiệp được khắc chữ rõ ràng trên con dấu đó.
(3) Nếu doanh nghiệp không tuân thủ quy định tại khoản 2 điều này, người phải chịu trách nhiệm pháp lý vì hành vi vi phạm này là:
(a) doanh nghiệp, và
(b) các nhân viên của doanh nghiệp có trách nhiệm liên đới.
(4) Một nhân viên của doanh nghiệp, hoặc một cá nhân thay mặt doanh nghiệp, được coi là có hành vi vi phạm pháp luật nếu người đó sử dụng, hoặc ủy quyền cho người khác sử dụng một con dấu với ý nghĩa là con dấu của doanh nghiệp nhưng không có tên doanh nghiệp được khắc trên con dấu đó theo quy định tại khoản 2 điều này.
(5) Người vi phạm các quy định tại điều này phải chịu mức xử phạt hành chính theo quy định không vượt quá mức độ 3 của thang tiêu chuẩn.
|
+ Điều 44 Luật Công ty 2006 của Anh quy định như sau về tính pháp lý của các loại giấy tờ của doanh nghiệp:
|
Section 44: Execution of documents
(1) Under the law of England and Wales or Northern Ireland a document is executed by a company-
(a) by the affixing of its common seal, or
(b) by signature in accordance with the following provisions.
(2) A document is validly executed by a company if it is signed on behalf of the company-
(a) by two authorised signatories, or
(b) by a director of the company in the presence of a witness who attests the signature.
(3) The following are "authorised signatories" for the purposes of subsection (2)-
(a) every director of the company, and
(b) in the case of a private company with a secretary or a public company, the secretary (or any joint secretary) of the company.
|
Điều 44: Giá trị pháp lý của tài liệu
(1) Theo Luật của nước Anh và xứ Wales hay Bắc Ireland, một tài liệu có giá trị pháp lý được ban hành bởi một công ty –
(a) bằng cách đóng dấu con dấu bằng con dấu của doanh nghiệp, hoặc
(b) bằng cách ký vào tài liệu theo quy định tại các khoản dưới đây.
(2) Một tài liệu của doanh nghiệp được coi là có giá trị pháp lý nếu nó được ký thay mặt cho doanh nghiệp -
(a) bởi hai người có thẩm quyền ký, hoặc
(b) bởi một giám đốc doanh nghiệp trước sự chứng kiến của những người sẽ chứng thực cho chữ ký đó.
(3) Những người sau là người có thẩm quyền ký với mục đích được nêu ở khoản 2 điều này –
(a) tất cả các giám đốc của doanh nghiệp, và
(b) đối với doanh nghiệp tư nhân với một thư ký hoặc một doanh nghiệp công cộng, là người thư ký (hoặc bất cứ người đồng thư ký nào khác) của doanh nghiệp.
|
- Quy định của Hồng Kông:
Theo Pháp lệnh Công ty (622) - Companies Ordinance (622) của Hồng Kông, công ty không bắt buộc phải có con dấu chung (common seal). Theo quy định, con dấu phải được làm bằng kim loại, được khắc chữ tên công ty một cách rõ ràng, dễ nhìn. Nếu hình thức con dấu không đúng quy định thì các cá nhân liên quan sẽ bị vi phạm pháp luật và phải chịu mức phạt ở mức độ 3. Nếu tiếp tục vi phạm sẽ bị phạt HK$300 mỗi ngày cho đến khi khắc phục hành vi vi phạm đó.
Ngoài ra, Pháp lệnh Công ty Hồng Kông cho phép công ty đã có con dấu chung có thể có con dấu chính thức (official seal) để sử dụng ở nước ngoài. Con dấu chính thức đó phải là bản sao của con dấu chung của công ty, nhưng có khắc rõ ràng tên địa điểm nơi con dấu này sẽ được sử dụng.
Quy định cụ thể về con dấu chung của công ty như sau:
Điều 124 Pháp lệnh Công ty Hồng Kông:
|
Section 124: Company may have common seal etc.
(1) A company may have a common seal.
(2) A company’s common seal must be a metallic seal having the company’s name engraved on it in legible form.
(3) If subsection (2) is contravened, the company, and every responsible person of the company, commit an offence,
and each is liable to a fine at level 3.
(4) If an officer of a company or a person on behalf of a company uses, or authorizes the use of, a seal that purports to be the company’s common seal and that contravenes subsection (2), the officer or person commits an offence and is liable to a fine at level 3.
|
Điều 124: Công ty có thể có con dấu chung
(1) Một công ty có thể có 1 con dấu chung
(2) Con dấu chung của công ty phải làm bằng kim loại, được khắc tên công ty một cách rõ ràng
(3) Nếu không tuân thủ quy định tại khoản 2, công ty và tất cả những người có trách nhiệm của công ty phải chịu trách nhiệm về hành vi vi phạm này và mỗi người phải chịu mức xử phạt ở mức độ 3.
(4) Một nhân viên của doanh nghiệp, hoặc một cá nhân thay mặt doanh nghiệp, được coi là có hành vi vi phạm pháp luật nếu người đó sử dụng, hoặc ủy quyền cho người khác sử dụng một con dấu với ý nghĩa là con dấu của doanh nghiệp nhưng không có tên doanh nghiệp được khắc trên con dấu đó theo quy định tại khoản 2 điều này và phải chịu mức xử phạt ở mức độ 3.
|
- Quy định của Úc:
Theo Luật Công ty 2001 – Corporation Act 2001, công ty không bắt buộc phải có con dấu, nếu có 1 con dấu thì nó phải là con dấu chung của công ty (common seal). Theo quy định, con dấu phải có tên công ty, mã số công ty ACN (Australian Company Number) hoặc mã số kinh doanh ABN (Australian Business Number). Công ty có thể ký kết hợp đồng mà không cần sử dụng con dấu. Trường hợp công ty nhân bản con dấu chung thì các con dấu nhân bản phải được ghi rõ tương ứng là “duplicate seal” hoặc “share seal” hoặc “certificate seal”.
|
Section 123: Company may have common seal
(1) A company may have a common seal. If a company does have a common seal, the company must set out on it:
(a) for a company that has its ACN in its name—the company’s name; or
(b) otherwise—the company’s name and either: (i) the expression “Australian Company Number” and the company’s ACN; or (ii) if the last 9 digits of the company’s ABN are the same, and in the same order, as the last 9 digits of its ACN— the expression “Australian Business Number” and the company’s ABN.
Note 1: A company may make contracts and execute documents without using a seal (see sections 126 and 127).
Note 2: For abbreviations that can be used on a seal, see section 149.
(2) A company may have a duplicate common seal. The duplicate must be a copy of the common seal with the words “duplicate seal”, “share seal” or “certificate seal” added.
(3) A person must not use, or authorise the use of, a seal that purports to be the common seal of a company or a duplicate if the seal does not comply with the requirements set out in subsection (1) or (2).
(4) An offence based on subsection (3) is an offence of strict liability.
|
Điều 123: Công ty có thể có con dấu chung
(1) Công ty có thể có con dấu chung. Nếu công ty có con dấu chung, con dấu của công ty phải thể hiện các thông tin sau:
(a) tên công ty nếu trong tên công ty đã bao gồm mã ACN; hoặc
(b) nếu không, có tên công ty và có một trong các thông tin sau: (i) có dòng chữ “Australian Company Number” và mã ACN của doanh nghiệp đó; hoặc (ii) nếu 9 ký tự cuối của mã ABN của doanh nghiệp trùng với 9 ký tự cuối của mã CAN của doanh nghiệp đó thì con dấu phải có dòng chữ “Australian Business Number” và mã ABN của doanh nghiệp
Lưu ý 1: Công ty có thể ký kết hợp đồng và các tài liệu mà không cần con dấu (xem Điều 126 và Điều 127)
Lưu ý 2: Quy định về chữ viết tắt trên con dấu, xem Điều 149.
(2) Công ty có thể có thêm con dấu thứ hai. Con dấu thứ hai phải là bản sao của con dấu chung với cụm từ: “duplicate seal” hoặc “share seal” hoặc “certificate seal”
(3) Không được phép sử dụng hoặc ủy quyền cho người khác sử dụng con dấu với ý nghĩa là con dấu của công ty nếu không đáp ứng đủ các yêu cầu quy định tại khoản (1) và (2) điều này.
(4) Người vi phạm quy định tại khoản 3 điều này sẽ bị xử phạt nghiêm khắc.
|
- Quy định của Nhật Bản: